Márcio Pires de Moraes, profissional com experiência em análise financeira e composição de custos, considera que a lentidão na gestão financeira de uma empresa não decorre necessariamente da falta de dados, mas da dispersão de informações em sistemas não integrados. Vendas, despesas, folha de pagamento e contabilidade são processos que geralmente são gerenciados em ferramentas distintas, cada uma retratando uma versão particular da situação financeira da empresa.
Quando chega o momento de elaborar um relatório completo, alguém precisa coletar essas informações manualmente, processo que consome tempo, aumenta o risco de erro e atrasa decisões que dependiam daquele número consolidado.
Ao longo deste artigo, fica mais fácil entender por que unificar esses dados costuma valer mais para o resultado do que adicionar mais um sistema à operação.
Por que dados espalhados atrasam decisões simples?
Um pedido de venda pode estar registrado em um sistema, o pagamento do fornecedor relacionado em outro, e o lançamento contábil correspondente em um terceiro, sem que nenhum deles converse automaticamente com os demais.
Conforme menciona Márcio Pires de Moraes, a fragmentação de sistemas financeiros torna a equipe responsável pela área financeira responsável por atuar como tradutora entre os sistemas, exportando planilhas de um sistema e importando de outro, antes de conseguir responder a questionamentos que envolvam mais de uma área da empresa.
Questões elementares, tais como o valor da margem de um produto após a consideração de frete, comissão e imposto, podem demandar um período de até alguns dias para serem devidamente respondidas, caso as informações estejam fragmentadas em sistemas não integrados.
Esse atraso, contudo, raramente é suficiente para se tornar uma prioridade, uma vez que a equipe já se habituou a lidar com ele, considerando-o normal, apesar de poder ser prontamente resolvido em minutos com os sistemas apropriados conectados.
Análise financeira aponta que relatórios demorados aumentam incertezas nas decisões
Márcio Pires de Moraes acrescenta que, além do tempo despendido na elaboração de relatórios, a fragmentação de dados também aumenta o risco de decisões tomadas com base em informações desatualizadas ou incompletas, quando uma área decide antes que a informação de outra área tenha sido consolidada.
Esse risco aumenta ainda mais quando duas áreas diferentes chegam a números distintos para a mesma pergunta, pois cada uma parte de uma versão própria do dado, e ninguém sabe ao certo qual das duas está correta. Esse tipo de divergência silenciosa costuma corroer a confiança interna nos próprios números da empresa, o que é tão prejudicial quanto o atraso na informação em si.
Como a integração de sistemas muda esse cenário?
É importante ressaltar que a unificação da origem dos dados não implica necessariamente a substituição de todos os sistemas por um único software. É imprescindível assegurar que as informações de vendas, custo, pagamento e contabilidade estejam conectadas de forma automática, sem a necessidade de exportação manual entre elas.
Para Márcio Pires de Moraes, o ganho mais imediato dessa integração não é a economia de tempo, embora ela também aconteça, mas a possibilidade de responder perguntas financeiras cruzadas com um único número confiável, em vez de várias versões divergentes da mesma realidade.
Empresas que adotam esse tipo de integração percebem que decisões que antes dependiam do fechamento do mês passam a ser possíveis a qualquer momento, pois os dados necessários estão disponíveis, atualizados e consolidados entre as áreas.
Identificação de conflitos entre áreas é crucial antes de implementar novos sistemas
Antes de implementar um novo sistema, é essencial identificar as áreas de conflito entre as diferentes áreas, pois frequentemente a solução está em aprimorar o que já existe, em vez de substituir completamente os elementos existentes.
Esse mapeamento geralmente revela que dois ou três pontos de conexão mal resolvidos são os principais responsáveis pelo retrabalho manual que consome o tempo da equipe financeira mensalmente, mesmo em operações que aparentam estar bem organizadas externamente.
O dado espalhado, embora não seja frequentemente identificado como uma linha de despesa, pode ter um impacto significativo no desempenho organizacional. Ele pode se manifestar em decisões atrasadas, números contestados e tempo despendido na reconciliação de itens que deveriam estar conectados desde o início.
